Công ty đang có trụ sở chính nhưng muốn mở thêm một cửa hàng ở quận khác, một showroom tại tỉnh khác hoặc thuê một kho riêng để phục vụ hoạt động kinh doanh? Khi đó, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến hợp đồng thuê mặt bằng hay việc đưa địa điểm mới vào vận hành. Một vấn đề cần được xác định ngay từ đầu là địa điểm này có cần đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh hay không và nếu có thì nên đăng ký dưới hình thức nào.
Trong thực tế, “mở thêm một địa chỉ” có thể dẫn đến những cách xử lý khác nhau. Một cửa hàng trực tiếp bán hàng thường có thể được tổ chức dưới hình thức địa điểm kinh doanh. Một cơ sở cần thực hiện phạm vi chức năng rộng hơn có thể đặt ra vấn đề về chi nhánh. Trong khi đó, văn phòng đại diện không phải là lựa chọn dành cho hoạt động bán hàng, vì pháp luật không cho phép hình thức này thực hiện chức năng kinh doanh[1].
Đối với kho hàng, việc xác định còn cần thận trọng hơn. Không phải cứ doanh nghiệp thuê một địa chỉ làm kho là có thể kết luận ngay rằng phải đăng ký địa điểm kinh doanh. Cần nhìn vào hoạt động thực tế tại địa chỉ đó: doanh nghiệp chỉ lưu giữ hàng hóa hay còn bán hàng, giao dịch, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện một hoạt động kinh doanh cụ thể khác.
Bài viết này tập trung vào trường hợp doanh nghiệp mở thêm cửa hàng, showroom, điểm bán hàng hoặc cơ sở hoạt động tại địa chỉ khác và muốn biết thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh được thực hiện như thế nào.
1. Địa điểm kinh doanh là gì?
Luật Doanh nghiệp xác định địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể[2].
Có thể hiểu đơn giản, đây là một địa chỉ được doanh nghiệp sử dụng để thực hiện một hoạt động kinh doanh nhất định. Chẳng hạn, Công ty A có trụ sở tại Hà Nội và mở thêm cửa hàng bán lẻ tại Hải Phòng. Nếu cửa hàng là nơi Công ty A trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng, doanh nghiệp có thể xem xét đăng ký cửa hàng này là địa điểm kinh doanh.
Tương tự, một showroom, điểm cung cấp dịch vụ hoặc cơ sở trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh khác cũng có thể được tổ chức dưới hình thức này.
Một điểm đáng lưu ý là pháp luật hiện hành không giới hạn địa điểm kinh doanh trong cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh[3]
Điều này có nghĩa: công ty đặt trụ sở tại Hà Nội vẫn có thể mở địa điểm kinh doanh tại Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh hoặc địa phương khác mà không phải thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
2. Khi nào doanh nghiệp nên đăng ký địa điểm kinh doanh?
Nếu doanh nghiệp mở một cửa hàng để trực tiếp bán hàng, đây là trường hợp điển hình của địa điểm kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp mở showroom và tại đây có hoạt động kinh doanh cụ thể, cũng có thể xem xét đăng ký địa điểm kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp mở một điểm để trực tiếp cung cấp dịch vụ cho khách hàng, địa điểm kinh doanh cũng có thể là lựa chọn phù hợp.
Còn trường hợp doanh nghiệp thuê kho?
Đây là tình huống không nên trả lời bằng một câu “có” hoặc “không” áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Nếu địa chỉ chỉ được sử dụng để lưu giữ hàng hóa, không có hoạt động kinh doanh cụ thể được thực hiện tại đó, doanh nghiệp cần xem xét bản chất và cách tổ chức hoạt động trước khi xác định thủ tục đăng ký.
Ngược lại, nếu tại kho doanh nghiệp đồng thời tổ chức bán hàng, giao dịch với khách hàng hoặc thực hiện một hoạt động kinh doanh cụ thể thì cần đánh giá việc đăng ký địa điểm kinh doanh.
Vì vậy, khi tư vấn trường hợp kho, không nên chỉ dựa vào tên gọi “kho”. Hoạt động thực tế tại địa chỉ mới mới là yếu tố cần được đặt lên trước.
3. Phân biệt địa điểm kinh doanh, chi nhánh và văn phòng đại diện.
Đây là ba khái niệm thường bị nhầm lẫn khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động. Nếu chỉ xét những vấn đề doanh nghiệp cần quyết định, có thể phân biệt ngắn gọn như sau:
| Nội dung | Địa điểm kinh doanh | Chi nhánh | Văn phòng đại diện |
| Mục đích | Thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp | Đại diện theo ủy quyền, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp |
| Có trực tiếp kinh doanh? | Có | Có | Không |
| Thường phù hợp với | Cửa hàng, showroom, điểm bán hàng, điểm cung cấp dịch vụ | Cơ sở cần phạm vi hoạt động rộng hơn | Văn phòng liên lạc, đại diện, xúc tiến |
| Hồ sơ | Thông báo lập địa điểm kinh doanh | Đăng ký hoạt động chi nhánh | Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện |
Sự khác nhau này xuất phát từ Điều 44 Luật Doanh nghiệp. Theo đó, chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp; văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh; còn địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Vì vậy, nếu nhu cầu thực tế chỉ là mở thêm một cửa hàng hoặc một điểm bán hàng, doanh nghiệp thường không cần đi xa đến mô hình chi nhánh. Ngược lại, nếu cơ sở mới cần được tổ chức như một đơn vị phụ thuộc có phạm vi chức năng rộng hơn, doanh nghiệp nên đánh giá mô hình chi nhánh.
4. Điều kiện khi thành lập địa điểm kinh doanh.
Tên địa điểm kinh doanh: tên địa điểm kinh doanh không thể đặt hoàn toàn tùy ý theo tên thương mại của cửa hàng. Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp, tên địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh” và phải được viết hoặc gắn tại địa điểm kinh doanh[4]. Đây là điểm doanh nghiệp thường bỏ sót khi đặt tên cho cửa hàng. Tên thương mại mà khách hàng nhìn thấy và tên pháp lý được sử dụng trong hồ sơ đăng ký không nhất thiết giống nhau. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra tên pháp lý trước; việc lựa chọn tên thương mại có thể xử lý song song nhưng không nên dùng tên thương mại để thay thế yêu cầu về tên đăng ký.
Địa chỉ địa điểm kinh doanh: Địa chỉ phải được kê khai đầy đủ trong hồ sơ và xác định được rõ ràng. Tuy nhiên, đăng ký được địa chỉ không có nghĩa là doanh nghiệp đương nhiên được phép thực hiện mọi hoạt động tại đó. Nếu hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực có điều kiện, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu riêng về địa điểm, cơ sở vật chất, giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành nếu pháp luật có quy định.
Nói cách khác, đăng ký địa điểm kinh doanh là thủ tục về đăng ký doanh nghiệp; không phải là giấy phép thay thế cho các giấy phép chuyên ngành.
5. Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh gồm những gì?
So với hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, hồ sơ lập địa điểm kinh doanh tương đối gọn.
Theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện Thông báo lập địa điểm kinh doanh. Biểu mẫu hiện hành được thực hiện theo biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Doanh nghiệp cần kê khai các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, tên và địa chỉ địa điểm, người đứng đầu, ngành nghề hoạt động và các thông tin khác theo mẫu[5].
Nếu người thực hiện thủ tục không phải người có thẩm quyền của doanh nghiệp mà được ủy quyền, cần chuẩn bị thêm giấy tờ về việc ủy quyền theo quy định[6].
Điểm cần lưu ý là không nên tự động đưa quyết định thành lập địa điểm kinh doanh, biên bản họp hoặc các tài liệu nội bộ khác vào thành phần hồ sơ gửi cơ quan đăng ký kinh doanh nếu pháp luật không yêu cầu. Đây là những tài liệu có thể cần cho việc quản trị nội bộ tùy trường hợp, nhưng cần phân biệt với thành phần hồ sơ hành chính.
6. Thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh thực hiện như thế nào?
Bước 1: Chốt thông tin trước khi nộp
Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định rõ:
- Địa chỉ mới dùng để làm gì.
- Có cần đăng ký địa điểm kinh doanh hay nên lựa chọn hình thức khác.
- Tên địa điểm kinh doanh.
- Người đứng đầu địa điểm.
- Hoạt động kinh doanh dự kiến.
Với trường hợp kho, đây cũng là lúc doanh nghiệp cần xác định rõ chỉ lưu trữ hay có hoạt động kinh doanh tại kho. Làm rõ từ bước này giúp tránh tình trạng hồ sơ đăng ký đúng về hình thức nhưng không phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành trên thực tế.
Bước 2: Nộp hồ sơ đúng cơ quan
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Đây là điểm đáng chú ý đối với doanh nghiệp mở cơ sở ở tỉnh, thành phố khác.
Ví dụ, công ty có trụ sở chính tại Hà Nội nhưng lập địa điểm kinh doanh tại Hải Phòng thì thủ tục đăng ký địa điểm được thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền ở Hải Phòng, không phải thực hiện bằng thủ tục thay đổi trụ sở chính tại Hà Nội.
Hồ sơ có thể được thực hiện theo phương thức đăng ký được hệ thống hiện hành cung cấp. Đối với hồ sơ qua mạng, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định hiện hành về tài khoản định danh điện tử, ký và xác thực hồ sơ[7].
Bước 3: Theo dõi hồ sơ và nhận kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Khi đó, doanh nghiệp nên đọc kỹ lý do được thông báo và đối chiếu lại chính thông tin đã kê khai thay vì sửa hồ sơ theo phỏng đoán.
7. Sau khi địa điểm kinh doanh được đăng ký, doanh nghiệp cần làm gì?
Sau khi thông tin địa điểm đã được cập nhật, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra các nghĩa vụ liên quan đến việc vận hành cơ sở.
Trước hết, cần kiểm tra lại tên, địa chỉ, người đứng đầu và các thông tin đăng ký để bảo đảm dữ liệu chính xác.Tiếp đó, doanh nghiệp cần thực hiện việc viết hoặc gắn tên địa điểm kinh doanh tại địa điểm theo quy định.
Về thuế và hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ phù hợp với hoạt động thực tế của địa điểm. Không nên áp dụng một cách máy móc cùng một cách kê khai cho mọi cửa hàng, showroom hoặc kho, bởi nghĩa vụ cụ thể còn phụ thuộc vào hoạt động và cách tổ chức của doanh nghiệp.
Nếu ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cũng phải kiểm tra các giấy phép và điều kiện chuyên ngành trước khi đưa hoạt động vào vận hành.
8. Các lỗi hồ sơ thường gặp.
Tên địa điểm không đúng quy định: Tên chỉ có tên thương mại của cửa hàng mà không có cụm từ “Địa điểm kinh doanh”.
Địa chỉ kê khai thiếu hoặc không thống nhất: Thông tin địa chỉ trong hồ sơ không được kiểm tra kỹ trước khi nộp.
Nhầm giữa địa điểm kinh doanh và chi nhánh: Doanh nghiệp chưa xác định rõ cơ sở mới cần thực hiện một hoạt động cụ thể hay cần phạm vi chức năng rộng hơn.
Thông tin người đứng đầu không chính xác: Sai thông tin cá nhân hoặc kê khai không thống nhất với dữ liệu cần sử dụng trong hồ sơ.
Chỉ đăng ký địa điểm mà quên điều kiện chuyên ngành: Doanh nghiệp cho rằng việc được cập nhật địa điểm đồng nghĩa với việc được phép kinh doanh mọi hoạt động tại đó.
Sử dụng biểu mẫu cũ: Đây là lỗi cần đặc biệt lưu ý trong bối cảnh quy định về đăng ký doanh nghiệp đã được thay đổi, cập nhật trong thời gian gần đây.
9. Câu hỏi thường gặp về đăng ký địa điểm kinh doanh.
Một công ty có thể có nhiều địa điểm kinh doanh không?
Có. Pháp luật hiện hành không đặt ra giới hạn số lượng địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp tại Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp khi lập thêm địa điểm kinh doanh phải thực hiện thủ tục thông báo đối với địa điểm mới theo quy định.
Nói cách khác, một công ty có thể có nhiều cửa hàng, showroom hoặc điểm kinh doanh tại các địa chỉ khác nhau. Khi mở thêm một địa điểm, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh cho địa điểm đó.
Địa điểm kinh doanh có được đặt khác tỉnh với trụ sở chính không?
Có. Đây là điểm đã được quy định rõ trong pháp luật hiện hành.
Khoản 2 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
Vì vậy, doanh nghiệp có trụ sở chính tại Hà Nội có thể lập địa điểm kinh doanh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh hoặc địa phương khác.
Khi địa điểm kinh doanh đặt khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Quy định này cũng có nghĩa doanh nghiệp không phải thay đổi địa chỉ trụ sở chính chỉ vì mở thêm một địa điểm kinh doanh ở tỉnh, thành phố khác.
Địa điểm kinh doanh có giấy chứng nhận riêng không?
Nếu nói theo cách thông thường, nhiều người sẽ gọi đây là “giấy phép địa điểm kinh doanh”. Tuy nhiên, tên gọi pháp lý hiện hành là Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.
Như vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ đăng ký địa điểm kinh doanh thì bắt buộc phải có một “giấy phép” riêng theo cách gọi thông thường. Về mặt pháp lý, thông tin địa điểm kinh doanh được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; doanh nghiệp có thể đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
[1] K3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15;
[2] Khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15
[3] Khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 40 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15
[4] Khoản 2 Điều 30 và biểu mẫu tương ứng tại Thông tư 68/2025/TT-BTC ngày 1/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC ngày 21/8/2026.
[5] Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP,
[6] Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
[7] Mẫu số 17 – Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/Thông báo lập địa điểm kinh doanh thuộc Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính; biểu mẫu này được áp dụng theo hệ thống biểu mẫu hiện hành, trong đó Thông tư 121/2026/TT-BTC ngày 21/8/2026 sửa đổi, bổ sung một số biểu mẫu của Thông tư 68/2025/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 21/8/2026