Làm giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền? Các khoản cần chuẩn bị

Khi chuẩn bị mở cửa hàng, kinh doanh dịch vụ hoặc thành lập công ty, câu hỏi “làm giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền?” thường là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, thực tế không có một mức chi phí cố định cho mọi trường hợp. Số tiền cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc trước tiên vào việc bạn lựa chọn đăng ký hộ kinh doanh hay doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, bạn có thể phát sinh thêm một số khoản chi phí khác tùy theo ngành nghề và yêu cầu thực tế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào chi phí đăng ký chủ thể kinh doanh thông thường, đồng thời phân biệt rõ với các khoản chi phí để xin giấy phép, chứng nhận hoặc điều kiện kinh doanh chuyên ngành.

“Giấy phép kinh doanh” mà người dân thường gọi là giấy gì?

Trong giao tiếp hằng ngày, “giấy phép kinh doanh” thường được dùng để chỉ giấy tờ chứng minh một cá nhân hoặc tổ chức đã đăng ký hoạt động kinh doanh. Trên thực tế, cách gọi này có thể đang đề cập đến những loại giấy tờ khác nhau, chẳng hạn:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đối với hộ kinh doanh.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với công ty hoặc doanh nghiệp.
• Giấy phép, giấy chứng nhận hoặc văn bản chấp thuận chuyên ngành nếu hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực có điều kiện.

Vì vậy, khi hỏi “làm giấy phép kinh doanh bao nhiêu tiền”, trước hết cần xác định mình đang đăng ký hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, hay đang cần một giấy phép chuyên ngành. Bài viết này chủ yếu nói về chi phí đăng ký hộ kinh doanh và đăng ký doanh nghiệp thông thường.

Làm giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền?

Tổng chi phí làm “giấy phép kinh doanh” phụ thuộc vào việc đăng ký doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, hình thức thực hiện thủ tục và những khoản có thể phát sinh sau khi đăng ký. Nếu tự thực hiện, người đăng ký chủ yếu cần chuẩn bị các khoản phí, lệ phí theo quy định; nếu thuê dịch vụ hoặc kinh doanh ngành nghề có điều kiện thì có thể phát sinh thêm chi phí. Đối với đăng ký doanh nghiệp, các khoản phí, lệ phí trong biểu mức thu có thể được khái quát như sau theo Thông tư 47/2019/TT-BTC:

Nội dung		Mức thu
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp		50.000 đồng
Cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh		20.000 đồng
Cung cấp thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; cung cấp báo cáo tài chính các loại doanh nghiệp		40.000 đồng
Cung cấp báo cáo tổng hợp về doanh nghiệp		150.000 đồng
Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp		100.000 đồng
Cung cấp thông tin doanh nghiệp theo tài khoản từ 125 bản/tháng trở lên		4.500.000 đồng

Ngoài các khoản phí, lệ phí nêu trên, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí sau khi thành lập như chữ ký số, hóa đơn điện tử, biển hiệu, phần mềm kế toán hoặc phí dịch vụ nếu thuê đơn vị thực hiện thủ tục. Đây là chi phí phục vụ đăng ký và vận hành doanh nghiệp, không phải tất cả đều là lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi dự toán chi phí, không nên chỉ hỏi “làm giấy phép kinh doanh bao nhiêu tiền” mà nên tách thành phí, lệ phí Nhà nước + chi phí sau đăng ký + chi phí dịch vụ (nếu có) + chi phí đáp ứng điều kiện kinh doanh (nếu ngành nghề có điều kiện).

Chi phí đăng ký hộ kinh doanh gồm những khoản nào?

Chi phí đăng ký hộ kinh doanh gồm những khoản nào?

Chi phí đăng ký hộ kinh doanh không chỉ có lệ phí nộp cho cơ quan Nhà nước mà còn có thể phát sinh thêm các khoản phục vụ việc hoàn tất thủ tục và bắt đầu hoạt động kinh doanh. Mức chi phí thực tế vì vậy phụ thuộc vào địa phương đăng ký, cách thức thực hiện thủ tục, ngành nghề và nhu cầu của từng hộ kinh doanh.

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh là khoản thu gắn trực tiếp với thủ tục đăng ký. Mức lệ phí không được áp dụng thống nhất trên toàn quốc mà do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, vì vậy mức thu có thể khác nhau giữa các địa phương. Tùy từng địa phương, biểu phí có thể quy định mức thu riêng đối với các thủ tục như:

• Đăng ký hộ kinh doanh lần đầu.
• Thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.
• Cấp lại hoặc cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Thực hiện thủ tục bằng hình thức trực tuyến nếu địa phương có chính sách thu khác đối với hồ sơ online.

Do mức thu phụ thuộc vào quy định của từng địa phương, người đăng ký nên kiểm tra biểu phí đang áp dụng tại tỉnh, thành phố nơi thực hiện thủ tục thay vì sử dụng một mức cố định cho cả nước.

Các chi phí có thể phát sinh khi đăng ký và hoạt động

Ngoài lệ phí đăng ký, hộ kinh doanh có thể phát sinh thêm một số khoản chi phí tùy theo nhu cầu và mô hình kinh doanh. Những khoản này không phải là lệ phí đăng ký hộ kinh doanh. Một số khoản thường gặp gồm:

• Chi phí khắc dấu: Chỉ phát sinh nếu hộ kinh doanh có nhu cầu sử dụng con dấu hoặc thuộc trường hợp cần sử dụng theo quy định liên quan.
• Chi phí làm bảng hiệu: Phụ thuộc kích thước, chất liệu, thiết kế và đơn vị thực hiện.
• Chi phí thuê dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh: Phát sinh nếu chủ hộ thuê đơn vị khác chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục. Đây là phí dịch vụ, không phải khoản bắt buộc phải nộp cho cơ quan Nhà nước.
• Chi phí kế toán: Tùy nhu cầu, hộ kinh doanh có thể tự thực hiện công việc liên quan đến kế toán, thuế hoặc thuê đơn vị hỗ trợ.
• Chi phí hóa đơn điện tử và các công cụ phục vụ bán hàng: Có thể bao gồm phần mềm hóa đơn điện tử, máy POS, phần mềm quản lý bán hàng hoặc các công cụ khác tùy phương thức kinh doanh.
• Chi phí đáp ứng điều kiện kinh doanh: Nếu ngành nghề thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện, hộ kinh doanh có thể phải đầu tư thêm về cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành theo yêu cầu.

Như vậy, không nên cộng tất cả các khoản trên thành “lệ phí làm giấy phép kinh doanh”. Lệ phí đăng ký là khoản gắn với thủ tục hành chính, còn các khoản còn lại chủ yếu là chi phí phục vụ việc hoàn thiện hồ sơ hoặc vận hành hộ kinh doanh.

Cách dự toán tổng chi phí

Để chủ động về ngân sách, người chuẩn bị đăng ký có thể tính theo công thức:

Tổng chi phí dự kiến = lệ phí đăng ký tại địa phương + chi phí dịch vụ (nếu thuê) + chi phí cần thiết sau đăng ký + chi phí đáp ứng điều kiện kinh doanh (nếu có).

Trong đó, lệ phí đăng ký cần kiểm tra theo địa phương; phí dịch vụ, kế toán, bảng hiệu, hóa đơn điện tử và các công cụ kinh doanh chỉ tính khi thực tế có nhu cầu; còn chi phí đáp ứng điều kiện kinh doanh chỉ phát sinh đối với những ngành nghề có yêu cầu tương ứng. Cách phân chia này giúp người mới kinh doanh biết rõ khoản nào là tiền phải nộp theo thủ tục đăng ký, khoản nào là chi phí thuê dịch vụ và khoản nào là chi phí để bắt đầu vận hành hoạt động kinh doanh.

Vì sao cùng làm giấy phép kinh doanh nhưng mỗi trường hợp có chi phí khác nhau?

Có ít nhất ba lý do khiến tổng ngân sách của mỗi người không giống nhau.

• Khác nhau giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp là hai chủ thể đăng ký khác nhau, có hồ sơ, cách thức quản lý và các công việc sau đăng ký khác nhau. Vì vậy, không nên dùng một bảng giá thành lập công ty để ước tính chi phí cho hộ kinh doanh hoặc ngược lại. Đặc biệt, lệ phí đăng ký hộ kinh doanh do địa phương quy định, trong khi lệ phí đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo hệ thống phí, lệ phí áp dụng đối với đăng ký doanh nghiệp. 
• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể phát sinh thêm chi phí. Đăng ký thành lập chủ thể kinh doanh không có nghĩa là mọi ngành nghề đều được hoạt động ngay mà không cần điều kiện bổ sung. Một số lĩnh vực có thể yêu cầu giấy phép chuyên ngành, giấy chứng nhận đủ điều kiện, điều kiện về cơ sở vật chất, nhân sự hoặc chứng chỉ. Khi đó, chi phí phát sinh thuộc nhóm chi phí để đáp ứng điều kiện kinh doanh, chứ không nên cộng tất cả vào “lệ phí làm giấy phép kinh doanh”. Mỗi ngành có yêu cầu riêng nên không thể đưa một mức giá chung cho nhóm này.
• Tự làm và thuê đơn vị thực hiện có tổng chi phí khác nhau. Nếu tự đăng ký, bạn chủ yếu phải chuẩn bị các khoản phí, lệ phí theo quy định và tự thực hiện hồ sơ. Nếu thuê đơn vị dịch vụ, bạn có thêm phí dịch vụ. Đây là khoản trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, không phải khoản lệ phí bắt buộc nộp cho cơ quan Nhà nước. Vì vậy, khi xem một báo giá “làm giấy phép kinh doanh”, cần hỏi rõ: Bao nhiêu tiền là phí/lệ phí Nhà nước? Bao nhiêu tiền là phí dịch vụ? Đã bao gồm các khoản sau đăng ký hay chưa? Có khoản phát sinh nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung hay không?

Tự làm giấy phép kinh doanh có tiết kiệm hơn thuê dịch vụ không?

Có thể tiết kiệm phí dịch vụ nếu tự làm, nhưng không có nghĩa mọi trường hợp tự làm đều là lựa chọn tốt hơn. Tự thực hiện phù hợp với người có thời gian tìm hiểu quy định, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý. Nếu hồ sơ có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, người nộp cũng phải tự xử lý. Thuê dịch vụ thì tổng chi phí cao hơn vì có thêm phí dịch vụ, nhưng đổi lại có thể giảm thời gian và công sức chuẩn bị hồ sơ.

Cách lựa chọn thực tế là so sánh:

Tổng chi phí thuê dịch vụ = phí/lệ phí Nhà nước + phí dịch vụ + các khoản phát sinh nếu có.

Trong khi đó:

Tổng chi phí tự làm = phí/lệ phí Nhà nước + các chi phí thực tế khác + thời gian, công sức tự thực hiện.

Không nên coi phí dịch vụ là “khoản bắt buộc” hoặc cho rằng người tự đăng ký chắc chắn sẽ rẻ hơn trong mọi trường hợp

Những khoản tiền nào không nên nhầm là lệ phí làm giấy phép kinh doanh?

Một trong những nhầm lẫn phổ biến khi bắt đầu kinh doanh là gom toàn bộ số tiền cần bỏ ra thành “tiền làm giấy phép”. Trên thực tế, để một cửa hàng hoặc doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động, bạn có thể phải chuẩn bị nhiều khoản chi phí khác nhau. Tuy nhiên, không phải khoản nào cũng là lệ phí đăng ký kinh doanh.

Một số khoản thường gặp gồm:

• Tiền thuê văn phòng, cửa hàng hoặc mặt bằng: Khoản này phụ thuộc vào địa điểm, diện tích và thời gian thuê, hoàn toàn tách biệt với chi phí thực hiện thủ tục đăng ký.
• Vốn điều lệ: Đây là số vốn doanh nghiệp đăng ký khi thành lập, không phải khoản tiền nộp cho Nhà nước để được cấp giấy đăng ký doanh nghiệp.
• Tiền nhập hàng, nguyên vật liệu: Đối với hoạt động bán hàng hoặc sản xuất, đây có thể là khoản vốn ban đầu khá lớn nhưng không liên quan đến lệ phí đăng ký.
• Tiền thuê nhân viên: Bao gồm tiền lương, bảo hiểm và các khoản liên quan đến nhân sự trong quá trình vận hành.
• Chi phí marketing, quảng cáo: Là khoản phục vụ việc giới thiệu sản phẩm, xây dựng thương hiệu và tìm kiếm khách hàng.
• Chi phí trang thiết bị: Ví dụ như máy tính, máy in, bàn ghế, máy móc, kệ hàng hoặc các thiết bị chuyên dụng tùy ngành nghề.
• Chi phí phần mềm, quản lý và vận hành: Có thể bao gồm phần mềm bán hàng, quản lý kho, hóa đơn điện tử, chữ ký số và các công cụ phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Chi phí thuê dịch vụ kế toán, pháp lý hoặc thành lập doanh nghiệp: Đây là khoản trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ nếu bạn không tự thực hiện các thủ tục.

Chi phí đăng ký và chi phí bắt đầu kinh doanh là hai vấn đề khác nhau

Khi lập kế hoạch tài chính, bạn nên chia các khoản tiền thành ít nhất hai nhóm. Nhóm thứ nhất là chi phí để hoàn thành thủ tục đăng ký, chẳng hạn như lệ phí hành chính và các khoản có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hồ sơ. Nhóm thứ hai là chi phí để đưa hoạt động kinh doanh vào vận hành, chẳng hạn như thuê mặt bằng, mua hàng hóa, đầu tư thiết bị, nhân sự và marketing. Cách phân chia này giúp bạn tránh tình trạng nghĩ rằng chỉ cần chuẩn bị một khoản tiền nhỏ để “làm giấy phép” là có thể bắt đầu kinh doanh ngay. Trên thực tế, chi phí vận hành ban đầu thường phụ thuộc rất nhiều vào mô hình, quy mô và ngành nghề kinh doanh. Ngoài ra, một số ngành nghề còn có thể yêu cầu giấy phép, giấy chứng nhận hoặc đáp ứng điều kiện kinh doanh riêng trước hoặc trong quá trình hoạt động. Các khoản chi phí liên quan đến những thủ tục chuyên ngành này cũng không nên mặc nhiên cộng chung với lệ phí đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi tính toán “làm giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền”, nên xác định rõ bạn đang hỏi chi phí đăng ký kinh doanh hay tổng số vốn cần chuẩn bị để bắt đầu hoạt động. Hai khái niệm này khác nhau và có thể tạo ra chênh lệch đáng kể trong dự toán ban đầu.

Câu hỏi thường gặp về chi phí đăng ký kinh doanh

• Đăng ký kinh doanh online có mất phí không?

Nếu nói về đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, hiện đang áp dụng chính sách miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vẫn là 100.000 đồng/lần. Đối với hộ kinh doanh, cần kiểm tra quy định về lệ phí và phương thức thực hiện tại địa phương nơi đăng ký, vì lệ phí đăng ký kinh doanh thuộc thẩm quyền quyết định của địa phương. 

• Nộp hồ sơ không được chấp thuận có phải nộp lại phí không?

Đối với đăng ký doanh nghiệp, quy định thủ tục hiện hành phân biệt hai khoản. Nếu doanh nghiệp không được cấp đăng ký, lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả. Trong khi đó, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được hoàn trả trong trường hợp này. Nếu hồ sơ chỉ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung, cần phân biệt với trường hợp bị từ chối cấp đăng ký và thực hiện theo thông báo, quy trình của cơ quan đăng ký. Đối với hộ kinh doanh, nên kiểm tra quy định thu lệ phí của địa phương áp dụng cho trường hợp cụ thể thay vì suy rộng từ cơ chế của doanh nghiệp.

• Vốn điều lệ có phải là tiền nộp cho Nhà nước để làm giấy phép không?

Không. Vốn điều lệ không phải lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Đây là số vốn được đăng ký trong hồ sơ doanh nghiệp theo quy định. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ 500 triệu đồng thì không có nghĩa doanh nghiệp phải nộp 500 triệu đồng cho cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi lập ngân sách thành lập công ty, cần tách riêng vốn điều lệ với phí, lệ phí hành chính.

Nên chuẩn bị ngân sách như thế nào trước khi đăng ký kinh doanh?

Trước khi nộp hồ sơ, có thể dùng checklist sau:

• Xác định hộ kinh doanh hay doanh nghiệp.
• Kiểm tra đúng lệ phí đăng ký áp dụng cho loại hình và địa phương/hình thức nộp hồ sơ.
• Kiểm tra phí công bố nội dung đăng ký nếu thành lập doanh nghiệp.
• Kiểm tra các khoản cần thiết sau đăng ký, chẳng hạn hóa đơn điện tử, chữ ký số hoặc biển hiệu.
• Kiểm tra ngành nghề có điều kiện hay không để dự trù các yêu cầu chuyên ngành.
• Nếu thuê dịch vụ, tách riêng phí dịch vụ khỏi phí/lệ phí Nhà nước.
• Không cộng vốn điều lệ, tiền thuê mặt bằng, tiền nhập hàng và marketing vào “lệ phí làm giấy phép”.

Tóm lại, câu trả lời cho “làm giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền?” không nên chỉ là một con số. Chi phí đăng ký phụ thuộc vào việc bạn chọn hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, nơi đăng ký, hình thức nộp hồ sơ và các khoản cần thiết sau đăng ký.

Liên hệ Luật Triệu Phúc để được hỗ trợ

Trên đây là những thông tin pháp lý cơ bản liên quan đến vấn đề Quý khách đang quan tâm. Trong thực tế, tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ, điều kiện áp dụng và hướng xử lý có thể khác nhau.

Nếu Quý khách cần được tư vấn chi tiết, rà soát hồ sơ hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH Triệu Phúc để được hỗ trợ.

CÔNG TY LUẬT TNHH TRIỆU PHÚC

• Hotline tư vấn: 0906.254.568
• Hotline tranh tụng: 0961.821.254
• Email: luattrieuphuc@gmail.com
• Website: https://luattrieuphuc.vn/
• Địa chỉ: 

– Tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 Tố Hữu, phường Thanh Xuân, Hà Nội.

– Số 9 tổ 20 (nay là số 62, ngõ 2 Hoàng Quốc Việt), phường Nghĩa Đô, Hà Nội

Luật Triệu Phúc – Đồng hành cùng Quý khách trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý một cách rõ ràng, đúng quy định và phù hợp với từng trường hợp cụ thể