Khi thông tin về quê quán trên giấy tờ hộ tịch bị sai sót hoặc cần đính chính, nhiều người quan tâm đến mẫu đơn xin thay đổi quê quán và thủ tục thực hiện theo quy định pháp luật. Vậy thay đổi quê quán có được thực hiện không, hồ sơ cần chuẩn bị những gì và nộp ở đâu?
Trong bài viết này, Luật Triệu Phúc sẽ cung cấp mẫu đơn và hướng dẫn thủ tục thay đổi quê quán một cách ngắn gọn, dễ hiểu, giúp bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng quy định.
Có được thay đổi quê quán trong giấy khai sinh không?
Theo quy định của pháp luật hộ tịch hiện hành, công dân không thể tự ý thay đổi thông tin quê quán theo nguyện vọng chủ quan mà việc điều chỉnh này phải dựa trên các căn cứ pháp lý nghiêm ngặt. Để xác định chính xác trường hợp của mình có được cơ quan chức năng chấp thuận hay không, bạn cần lưu ý hai trường hợp sau:
- Tự ý thay đổi quê quán theo sở thích cá nhân (Không thuộc diện được giải quyết): Quê quán của một người đã được xác định hợp pháp tại thời điểm đăng ký khai sinh dựa trên sự thỏa thuận của cha mẹ hoặc theo tập quán địa phương. Nếu thông tin ban đầu này hoàn toàn chính xác và không có lỗi sai, công dân không thể xin thay đổi sang một địa danh khác chỉ vì lý do không thích hoặc muốn chuyển đổi tự do giữa quê cha và quê mẹ.
- Điều chỉnh quê quán do có sai sót (Được xem xét giải quyết dưới hình thức cải chính hộ tịch): Đây là trường hợp thông tin quê quán trên Giấy khai sinh bị ghi nhận sai lệch do lỗi của người đi kê khai (viết nhầm) hoặc do lỗi kỹ thuật của cán bộ hộ tịch (đánh máy sai địa danh hành chính) so với hồ sơ gốc của cha mẹ tại thời điểm đăng ký. Khi có đầy đủ chứng cứ chứng minh cơ quan nhà nước sẽ tiến hành thủ tục cải chính để đưa thông tin về đúng với thực tế.
Quê quán trên giấy khai sinh được xác định thế nào?
Để việc đính chính diễn ra thuận lợi, trước hết bạn cần hiểu rõ nguồn gốc thông tin này. Theo Luật Hộ tịch, quê quán của một cá nhân được xác định dựa trên nguồn gốc dòng họ của người cha hoặc người mẹ theo quy tắc thứ tự ưu tiên sau:
- Theo thỏa thuận của cha, mẹ: Khi đi đăng ký khai sinh cho con, cha mẹ tự thỏa thuận lựa chọn lấy quê quán theo quê của cha hoặc quê của mẹ.
- Theo tập quán: Nếu cha mẹ không có thỏa thuận, quê quán sẽ được ghi nhận dựa trên tập quán địa phương (thông thường là theo quê của người cha).
- Trường hợp không xác định được cha, mẹ: Quê quán được xác định theo quê của người mẹ (nếu chưa rõ cha) hoặc theo nơi đứa trẻ được tìm thấy nếu là trường hợp trẻ bị bỏ rơi và không tìm được cha mẹ đẻ.
Trường hợp nào có thể yêu cầu điều chỉnh quê quán?
Cơ quan hộ tịch chỉ tiếp nhận và xử lý yêu cầu điều chỉnh khi bạn rơi vào các tình huống có sai sót hộ tịch rõ ràng, cụ thể bao gồm:
- Lỗi ghi chép hành chính: Cán bộ hộ tịch đánh máy sai tên tỉnh, huyện, xã so với tờ khai gốc mà cha mẹ đã nộp trước đây.
- Nhầm lẫn thông tin khi khai: Người đi đăng ký khai sinh điền sai thông tin quê quán (ví dụ: Quê cha ở Nam Định nhưng người đi khai viết nhầm thành Ninh Bình).
- Yêu cầu về căn cứ chứng minh: Bạn bắt buộc phải xuất trình được các tài liệu gốc có giá trị pháp lý cao hơn (như Giấy khai sinh của cha hoặc mẹ, căn cước công dân của cha hoặc mẹ có từ trước thời điểm bạn sinh ra) để đối chiếu, làm căn cứ chứng minh thông tin hiện tại bị sai.
Mẫu đơn xin thay đổi quê quán dùng mẫu nào?
Hiện nay, pháp luật quy định một biểu mẫu thống nhất cho thủ tục này. Người dân không được tự viết tay hoặc tự sáng tạo ra các biểu mẫu đơn xin thay đổi quê quán cá nhân.
Tên gọi chính xác của văn bản này là Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc được ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Bạn có thể tra cứu và tải mẫu tờ khai này trực tiếp trên hệ thống Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc xin bản giấy tại bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để tiến hành thủ tục, bạn hãy chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Bản chính Giấy khai sinh của người cần điều chỉnh thông tin quê quán.
- Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch (đã điền đầy đủ và chính xác thông tin theo hướng dẫn).
- Giấy tờ chứng minh sai sót: Bản sao chứng thực Giấy khai sinh, Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của cha hoặc mẹ (tùy thuộc bạn muốn sửa quê quán theo ai) để cơ quan kiểm tra đối chiếu dữ liệu gốc.
- Giấy tờ tùy thân: Xuất trình Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người trực tiếp đi nộp hồ sơ để xác minh nhân thân.
Thủ tục thực hiện thay đổi quê quán trong giấy khai sinh
Quy trình cải chính quê quán hiện nay được thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch, Nghị định 123/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn thi hành mới nhất (bao gồm các quy định cập nhật tại Nghị định 18/2026/NĐ-CP về liên thông dữ liệu số) nhằm tối ưu hóa, cắt giảm các thủ tục giấy tờ rườm rà. Cụ thể, quy trình bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Trực tiếp: Nộp tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân.
- Trực tuyến: Đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc qua ứng dụng VNeID, điền tờ khai và đính kèm bản chụp giấy tờ.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
- Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và các tài liệu chứng minh căn cứ thay đổi, cải chính quê quán. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu được hướng dẫn bổ sung theo quy định.
Bước 3: Giải quyết hồ sơ
- Thời hạn giải quyết đối với yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Trường hợp cần xác minh, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 06 ngày làm việc.
Bước 4: Nhận kết quả
- Nếu yêu cầu có căn cứ và đáp ứng điều kiện theo quy định, cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch và cấp trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch cho người yêu cầu.
Những trường hợp dễ bị từ chối
Trong thực tế, thủ tục thay đổi quê quán có thể không được giải quyết nếu người yêu cầu không chứng minh được căn cứ hợp pháp. Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Không có căn cứ, tài liệu chứng minh: Chỉ cho rằng quê quán trên giấy khai sinh bị sai nhưng không cung cấp được giấy tờ hoặc tài liệu phù hợp để đối chiếu, xác định thông tin chính xác.
- Muốn thay đổi theo sở thích cá nhân: Thông tin quê quán trong giấy khai sinh đã được đăng ký đúng theo quy định nhưng sau này muốn đổi từ quê cha sang quê mẹ hoặc ngược lại mà không có căn cứ pháp luật. Trường hợp này không thuộc diện được tự ý thay đổi.
- Thông tin đề nghị thay đổi mâu thuẫn với tài liệu gốc: Quê quán đề nghị điều chỉnh không phù hợp với thông tin trong giấy tờ hộ tịch hoặc tài liệu có giá trị chứng minh của cha, mẹ.
CÔNG TY LUẬT TNHH TRIỆU PHÚC
- Hotline tư vấn: 0906.254.568
- Hotline tranh tụng: 0961.821.254
- Email: [email protected]
- Website: https://luattrieuphuc.vn/
- Địa chỉ:
– Tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 Tố Hữu, phường Thanh Xuân, Hà Nội.
– Số 9 tổ 20 (nay là số 62, ngõ 2 Hoàng Quốc Việt), phường Nghĩa Đô, Hà Nội
Luật Triệu Phúc – Đồng hành cùng Quý khách trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý một cách rõ ràng, đúng quy định và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
