Điều chỉnh tên cha mẹ trong Giấy khai sinh: Điều kiện và thủ tục
Tên cha hoặc mẹ trên Giấy khai sinh bị ghi sai một chữ, nhầm họ, thiếu chữ đệm hoặc không thống nhất với giấy tờ gốc là tình huống không hiếm gặp. Chẳng hạn, Giấy khai sinh của con ghi tên cha là “Nguyễn Văn Hùng”, trong khi Giấy khai sinh và giấy tờ nhân thân của người cha đều thể hiện “Nguyễn Văn Hưng”.
Khi nào có thể điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh?
Về pháp lý, trường hợp “điều chỉnh tên cha, mẹ” do ghi sai thường được xử lý theo thủ tục cải chính hộ tịch.
Khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.
Như vậy, có thể xem xét cải chính khi tên cha hoặc mẹ đã được xác định đúng về người, nhưng thông tin về họ, chữ đệm, tên bị ghi sai trong quá trình đăng ký khai sinh. Ví dụ:
-
Tên cha bị ghi “Nguyễn Văn Hùng” trong khi tài liệu gốc dùng làm căn cứ đăng ký thể hiện “Nguyễn Văn Hưng”.
-
Họ của mẹ bị ghi sai chính tả.
-
Tên đệm của cha hoặc mẹ bị ghi thiếu hoặc ghi nhầm.
-
Thông tin trong bản chính Giấy khai sinh không thống nhất với Sổ đăng ký hộ tịch do sai sót khi ghi chép, cấp giấy.
-
Có tài liệu hộ tịch, giấy tờ hợp lệ khác đủ sức chứng minh thông tin đúng và cho thấy nội dung trên Giấy khai sinh là kết quả của sai sót khi đăng ký.
Điều 14 Luật Hộ tịch cũng xác định cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch. Bộ Tư pháp cũng hướng dẫn rằng sai sót có thể xuất phát từ người đi đăng ký hoặc từ cơ quan đăng ký hộ tịch.
Một điểm cần lưu ý là không phải cứ có giấy tờ khác ghi tên khác thì Giấy khai sinh được sửa theo giấy tờ đó. Theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân; các hồ sơ, giấy tờ khác có nội dung về quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh
Trường hợp nào không phải điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh?
Không phải mọi yêu cầu sửa phần tên cha hoặc mẹ đều thuộc thủ tục cải chính hộ tịch.
Nếu người dân muốn đổi người đang được ghi nhận là cha hoặc mẹ thành một người khác thì vấn đề không còn là sửa lỗi về tên. Tương tự, yêu cầu xóa thông tin cha hoặc mẹ đã được đăng ký cũng không phải trường hợp điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh theo nghĩa cải chính một thông tin bị ghi sai.
Điểm cần phân biệt là:
-
Sai tên của đúng người cha, mẹ: có thể thuộc trường hợp cải chính.
-
Thay người cha hoặc mẹ đang được ghi nhận: không phải sửa lỗi về tên.
-
Xóa thông tin cha hoặc mẹ: không phải cải chính tên.
-
Giấy khai sinh đúng nhưng giấy tờ khác sai: không được dùng cải chính hộ tịch để hợp thức hóa giấy tờ khác.
Theo khoản 1 Điều 17 Thông tư 04/2020/TT-BTP, cơ quan đăng ký hộ tịch phải xác định có sai sót khi đăng ký trước khi thực hiện cải chính. Vì vậy, việc chỉ chứng minh rằng “tên trên giấy tờ A khác giấy tờ B” chưa đủ để cơ quan hộ tịch chấp nhận yêu cầu.
Đặc biệt, nếu việc sửa tên dẫn tới thay đổi người được xác định là cha hoặc mẹ thì người dân không nên nộp hồ sơ dưới tên điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh, bởi bản chất pháp lý của yêu cầu đã khác
Cần giấy tờ gì để chứng minh tên đúng?
Khoản 1 Điều 28 Luật Hộ tịch 2014 quy định người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch phải nộp tờ khai theo mẫu và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Như vậy, pháp luật không quy định một danh sách giấy tờ chứng minh duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp tên cha hoặc mẹ bị ghi sai.
Tài liệu cần chuẩn bị phụ thuộc vào nguyên nhân sai sót. Thông thường có thể tập trung vào các nhóm sau:
-
Giấy khai sinh của người cha hoặc mẹ có tên bị ghi sai trên Giấy khai sinh của con;
-
Căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ nhân thân hợp lệ của người cha hoặc mẹ;
-
Các giấy tờ hộ tịch khác thể hiện thống nhất họ, chữ đệm, tên;
-
Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp có thể chứng minh thông tin tên đúng;
-
Tài liệu liên quan đến nguyên nhân dẫn đến việc ghi sai, nếu cần thiết để cơ quan hộ tịch xác minh.
Thủ tục hành chính hiện hành cũng yêu cầu giấy tờ làm căn cứ thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch. Người dân có thể kiểm tra thành phần hồ sơ theo thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Nếu các giấy tờ của người cha hoặc mẹ đều thống nhất một tên nhưng Giấy khai sinh của con ghi tên khác, đó là nhóm tài liệu có ý nghĩa trực tiếp trong việc chứng minh sai sót. Ngược lại, nếu chính các giấy tờ của cha hoặc mẹ cũng không thống nhất, cơ quan hộ tịch có thể phải xác minh thêm. Đặc biệt, không nên chỉ lựa chọn một giấy tờ có tên “đúng theo mong muốn”. Mục tiêu của hồ sơ là chứng minh thông tin nào đúng và vì sao thông tin trên Giấy khai sinh bị coi là sai.
Điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh cần giấy tờ gì?
Người có yêu cầu có thể chuẩn bị theo hồ sơ sau:
-
Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch theo mẫu;
-
Giấy tờ làm căn cứ cải chính, chứng minh tên đúng của cha hoặc mẹ;
-
Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu trong trường hợp phải xuất trình;
-
Văn bản ủy quyền, nếu thực hiện thông qua người được ủy quyền; Luật Hộ tịch quy định cơ chế thông báo giữa cơ quan đăng ký hộ tịch khi việc cải chính được thực hiện không phải tại nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây. Điều này nhằm bảo đảm nội dung thay đổi được ghi nhận thống nhất trong
-
Các tài liệu khác có liên quan nếu cơ quan hộ tịch cần làm rõ nguyên nhân sai sót.
Điều 28 Luật Hộ tịch 2014 là căn cứ trực tiếp cho yêu cầu về tờ khai và giấy tờ liên quan. Đồng thời, theo quy định về tiếp nhận hồ sơ hộ tịch hiện hành, người dân có thể sử dụng bản sao, bản chụp kèm bản chính hoặc bản điện tử của giấy tờ trong các trường hợp được pháp luật cho phép. Quy định này được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 08/2025/TT-BTP.
Nếu thông tin của giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ quan đăng ký có thể tra cứu được, người yêu cầu có thể cung cấp thông tin để cơ quan thực hiện việc tra cứu. Phụ lục của Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu dữ liệu; khi không tra cứu được thì mới yêu cầu người dân nộp hoặc xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh. Tuy nhiên một bộ hồ sơ không bắt buộc giống nhau cho mọi trường hợp. Giấy tờ chứng minh sai sót mới là phần cần chú trọng nhất.
Nộp hồ sơ điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh ở đâu?
Từ ngày 01/7/2025, việc phân định thẩm quyền trong lĩnh vực hộ tịch đã có thay đổi theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.
Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định việc phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp. Theo quy định mới, nhiều nhiệm vụ hộ tịch trước đây thuộc cấp huyện được chuyển giao về cấp xã.
Theo thủ tục hành chính hiện hành, thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch được thực hiện tại cấp xã. Người dân có thể kiểm tra thủ tục mã 1.004859 trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để xác định cơ quan tiếp nhận, phương thức nộp và yêu cầu hồ sơ tại thời điểm thực hiện.
Như vậy, khi tìm hiểu điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh, người dân không nên áp dụng máy móc các bài hướng dẫn cũ còn ghi UBND cấp huyện là cơ quan giải quyết.
Trình tự điều chỉnh tên cha mẹ trong giấy khai sinh.
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu nộp tờ khai và giấy tờ chứng minh căn cứ cải chính. Cơ sở pháp lý trực tiếp là khoản 1 Điều 28 Luật Hộ tịch: người yêu cầu phải nộp tờ khai theo mẫu và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra thành phần hồ sơ, đối chiếu thông tin và khai thác dữ liệu hộ tịch, dân cư khi có thể. Theo Phụ lục kèm Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký có trách nhiệm tra cứu thông tin đã được đăng ký trong các cơ sở dữ liệu có kết nối; nếu không tra cứu được thì mới yêu cầu người dân nộp hoặc xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.
Bước 3: Xác minh khi cần thiết
Cơ quan hộ tịch xem xét liệu có đủ căn cứ xác định sai sót hay không. Đây là bước đặc biệt quan trọng khi tên cha hoặc mẹ không thống nhất trên nhiều tài liệu. Khoản 1 Điều 17 Thông tư 04/2020/TT-BTP yêu cầu phải xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch trước khi thực hiện cải chính.
Bước 4: Ghi thay đổi, cải chính
Khoản 2 Điều 28 Luật Hộ tịch quy định trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ, nếu việc cải chính có cơ sở và phù hợp pháp luật, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp có thẩm quyền cấp trích lục. Trường hợp cần xác minh, thời hạn được kéo dài thêm nhưng theo quy định hiện hành không quá thời hạn được công bố cho thủ tục. Các thủ tục hành chính đang công bố mã 1.004859 xác định thời hạn giải quyết cải chính là 03 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh không quá 06 ngày làm việc.
Bước 5: Nhận kết quả
Khi yêu cầu được chấp nhận, người dân nhận kết quả cải chính hộ tịch và thông tin cải chính được cập nhật theo quy định. Trường hợp việc cải chính được đăng ký tại nơi khác với nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây, việc thông báo để ghi tiếp nội dung thay đổi, cải chính vào Sổ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật Hộ tịch và Điều 13 Nghị định 123/2015/NĐ-CP
Các lỗi thường gặp.
- Không có tài liệu gốc chứng minh tên đúng -> Chỉ nói rằng “tên cha bị ghi nhầm” chưa đủ để đáp ứng điều kiện cải chính. Người yêu cầu nên tập hợp các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ nhân thân hoặc tài liệu hợp pháp khác có thể chứng minh thông tin đúng.
- Nhầm cải chính với thay đổi quan hệ cha, mẹ, con: Nếu chỉ sửa “Hùng” thành “Hưng” của cùng một người cha, vấn đề có thể thuộc cải chính hộ tịch. Nếu việc sửa khiến người đang được ghi nhận là cha hoặc mẹ được thay bằng một người khác, thì bản chất yêu cầu đã khác. Không nên dùng thủ tục cải chính như một cách để xử lý một yêu cầu thay đổi quan hệ nhân thân.
- Giấy tờ không thống nhất nhưng không xác định được giấy tờ nào sai:
Ví dụ, Giấy khai sinh của con ghi “Nguyễn Văn Hùng”, căn cước của cha ghi “Nguyễn Văn Hưng”, nhưng Giấy khai sinh của chính người cha lại ghi một tên khác. Khi đó, chưa thể chỉ dựa vào căn cước để yêu cầu sửa Giấy khai sinh của con. Cơ quan hộ tịch cần có căn cứ để xác định đâu là thông tin đúng và có hay không có sai sót trong lần đăng ký hộ tịch ban đầu.
- Dùng cải chính để làm “khớp hồ sơ”: Đây là lỗi pháp lý quan trọng. Khoản 1 Điều 17 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định không được cải chính nội dung giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ chỉ nhằm hợp thức hóa thông tin đang có trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác
Liên hệ Luật Triệu Phúc để được hỗ trợ
Trên đây là những thông tin pháp lý cơ bản liên quan đến vấn đề Quý khách đang quan tâm. Trong thực tế, tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ, điều kiện áp dụng và hướng xử lý có thể khác nhau.
Nếu Quý khách cần được tư vấn chi tiết, rà soát hồ sơ hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH Triệu Phúc để được hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHH TRIỆU PHÚC
- Hotline tư vấn: 0906.254.568
- Hotline tranh tụng: 0961.821.254
- Email: [email protected]
- Website: https://luattrieuphuc.vn/
- Địa chỉ:
– Tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 Tố Hữu, phường Thanh Xuân, Hà Nội.
– Số 9 tổ 20 (nay là số 62, ngõ 2 Hoàng Quốc Việt), phường Nghĩa Đô, Hà Nội
Luật Triệu Phúc – Đồng hành cùng Quý khách trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý một cách rõ ràng, đúng quy định và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
