Biên bản thanh lý tài sản là gì?
Biên bản thanh lý tài sản là văn bản ghi nhận việc doanh nghiệp đã thực hiện xử lý, thanh lý một hoặc nhiều tài sản và kết quả của việc thanh lý. Văn bản này phản ánh thực tế phương thức xử lý (bán, tháo dỡ, tiêu hủy), giá trị thu hồi, chi phí phát sinh và làm căn cứ để kế toán hạch toán ghi giảm tài sản.
Cần phân biệt rõ với quyết định “cho phép thanh lý”. Quyết định là văn bản cho phép mang tính chủ trương được ban hành trước khi thực hiện, còn biên bản thanh lý là chứng từ xác nhận kết quả đã hoàn thành sau khi xử lý xong tài sản.
Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý tài sản?
Doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý tài sản khi phát sinh các tình huống thực tế làm chấm dứt việc quản lý, sử dụng hoặc trích khấu hao đối với tài sản. Các trường hợp phổ biến bao gồm:
- Tài sản hư hỏng, lạc hậu: Máy móc, thiết bị bị hỏng nặng không thể sửa chữa, chi phí sửa chữa quá cao hoặc công nghệ lỗi thời không còn hiệu quả.
- Không còn nhu cầu sử dụng: Doanh nghiệp thu hẹp quy mô, thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh hoặc chuyển đổi mô hình hoạt động.
- Thay thế thiết bị mới: Nâng cấp máy móc, dây chuyền hiện đại hơn để tăng năng suất và loại bỏ thiết bị cũ.
- Bán hoặc nhượng lại tài sản: Doanh nghiệp nhượng bán tài sản đã qua sử dụng cho cá nhân, tổ chức khác để thu hồi vốn.
- Xử lý tài sản trước khi giải thể, phá sản: Thanh lý, bán hoặc xử lý toàn bộ tài sản để thực hiện các nghĩa vụ tài chính trước khi chấm dứt hoạt động.
Biên bản thanh lý, quyết định thanh lý và hợp đồng bán tài sản khác nhau thế nào?
| Chi tiêu | Biên bản thanh lý | Quyết định thanh lý | Hợp đồng bán tài sản |
| Bản chất | Ghi nhận quá trình /kết quả: Chứng từ xác nhận công việc xử lý tài sản đã hoàn thành thực tế và kết quả thu hồi/chi phí liên quan. | Bước nội bộ cho phép xử lý: Văn bản phê duyệt chủ trương của cấp có thẩm quyền (Giám đốc, HĐQT, HĐTV) chấp thuận việc tiến hành thanh lý. | Thỏa thuận chuyển giao: Văn bản/chứng từ pháp lý xác lập giao dịch mua bán, chuyển nhượng tài sản giữa doanh nghiệp và bên thứ ba. |
| Sử dụng khi | Lập ở cuối quy trình, sau khi đã hoàn tất việc tháo dỡ, tiêu hủy hoặc bán tài sản. | Lập ở đầu quy trình, làm căn cứ để Hội đồng thanh lý triển khai công việc. | Sử dụng khi tài sản được bán/chuyển giao cho cá nhân, tổ chức khác (không áp dụng nếu tự tháo dỡ/tiêu hủy). |
| Phạm vi sử dụng | Lưu hành nội bộ (có thể có sự tham gia/xác nhận của đơn vị tháo dỡ, xử lý). | Lưu hành và áp dụng nội bộ doanh nghiệp. | Áp dụng đối ngoại (giữa doanh nghiệp và bên mua/bên nhận chuyển giao). |
| Tác động kế toán | Là chứng từ kế toán chính thức để ghi giảm tài sản cố định và chốt chênh lệch thu/chi. | Chưa ghi giảm tài sản; chỉ làm cơ sở để lập kế hoạch và thành lập Hội đồng thanh lý. | Làm căn cứ để xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu/khoản thu nhập khác và thu tiền từ bên mua. |
Hồ sơ thanh lý tài sản cố định gồm những gì?
Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định hồ sơ thanh lý tài sản cố định bao gồm:
- Tờ trình đề nghị thanh lý tài sản cố định
- Biên bản kiểm kê thanh lý tài sản cố định
- Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định
- Biên bản họp Hội đồng thanh lý
- Quyết định thanh lý tài sản cố định
- Hợp đồng và chứng từ giao dịch (nếu có bán)
- Biên bản thanh lý tài sản cố định
Ai có thẩm quyền quyết định thanh lý tài sản?
Thẩm quyền quyết định thanh lý tài sản không mặc định thuộc về Giám đốc mà do Điều lệ công ty, Quy chế tài chính và giá trị tài sản quy định theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Tài sản giá trị lớn (từ 35% tổng tài sản trở lên) thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông (điểm d khoản 2 Điều 138) hoặc Hội đồng thành viên (từ 50% tổng tài sản trở lên điểm d khoản 2 Điều 55); Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch công ty phê duyệt các tài sản nhỏ hơn.
Giám đốc chỉ được quyết định các tài sản trong hạn mức phân cấp tại Điều lệ; riêng doanh nghiệp nhà nước phải tuân thủ thêm Văn bản hợp nhất số 97/VBHN-VPQH về Luật quản lý, sử dụng tài sản công 2025 và phê duyệt của cơ quan đại diện chủ sở hữu.
Biên bản thanh lý tài sản cần có những nội dung gì?
Biên bản thanh lý tài sản là chứng từ pháp lý quan trọng ghi nhận quá trình xử lý tài sản của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm toán và quyết toán thuế, biên bản cần kiểm tra và thể hiện đầy đủ các nội dung trọng tâm sau:
Thông tin của tài sản thanh lý
Tên và mã tài sản: Ghi chính xác tên gọi, mã thẻ TSCĐ hoặc mã CCDC theo sổ sách kế toán.
Số lượng và tình trạng: Ghi rõ số lượng, đơn vị tính và mô tả ngắn gọn thực trạng kỹ thuật (ví dụ: hỏng hóc không thể phục hồi, lỗi thời, hết hạn sử dụng).
Thông tin nhận diện riêng:
- Máy móc, thiết bị: Nhãn hiệu, model, số sê-ri (S/N).
- Xe và Tài sản đăng ký quyền sở hữu: Bắt buộc có Biển kiểm soát, số khung (VIN), số máy, số Giấy đăng ký xe.
Giá trị và phương thức thanh lý tài sản
Hình thức xử lý: Ghi rõ tài sản được bán thanh lý (chào giá/đấu giá), tiêu hủy (cắt bỏ, thuê đơn vị xử lý rác thải) hoặc chuyển giao nội bộ/cho tặng.
Kết quả thực hiện: Ghi nhận giá bán thực tế, thông tin bên mua, hình thức thu tiền (tiền mặt/chuyển khoản) hoặc xác nhận đã hoàn tất tiêu hủy kèm các chi phí tháo dỡ, vận chuyển phát sinh (nếu có).
Thành phần và chữ ký trên biên bản
Thành phần tham gia và người ký phải căn cứ trực tiếp vào Quy trình nội bộ hoặc Quyết định thành lập Hội đồng/Ban thanh lý của doanh nghiệp (tránh sao chép mẫu trên mạng dẫn đến sai chức danh):
- Hội đồng/Ban thanh lý: Gồm Đại diện Ban Giám đốc (Trưởng ban), Kế toán trưởng/Kế toán tài sản, Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý/sử dụng tài sản và Cán bộ chuyên môn kỹ thuật.
- Chữ ký xác nhận: Ký đúng chức danh thực tế theo quy định nội bộ. Trường hợp ký thay người đại diện theo pháp luật phải ghi rõ số giấy ủy quyền hợp lệ đính kèm.
Mẫu biên bản thanh lý tài sản tham khảo
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Ngày … tháng … năm 20…
| Số: ……/BB-TLTS
Nợ: TK 811, TK 214… Có: TK 211 |
Căn cứ Quyết định số: ……/QĐ-…… ngày …/…/20… của Giám đốc/Tổng Giám đốc Công ty v/v Thanh lý tài sản cố định;
Căn cứ Quy chế quản lý và sử dụng tài sản của Công ty …………
I. BAN THANH LÝ TSCĐ GỒM:
- Ông/Bà: ………………………… – Chức vụ: …………………… – Đại diện: Ban Giám đốc (Trưởng ban)
- Ông/Bà: ………………………… – Chức vụ: Kế toán trưởng/Kế toán tài sản – Đại diện: Phòng Kế toán (Thành viên)
- Ông/Bà: ………………………… – Chức vụ: Trưởng phòng/Đội trưởng – Đại diện: Bộ phận quản lý, sử dụng TS (Thành viên)
- Ông/Bà: ………………………… – Chức vụ: Chuyên viên kỹ thuật – Đại diện: Bộ phận Kỹ thuật (Thành viên)
II. THÔNG TIN TÀI SẢN THANH LÝ
Tên, ký hiệu TSCĐ: Ô tô con 05 chỗ Honda CR-V (hoặc Máy chủ Dell PowerEdge)
Mã số TSCĐ / Số thẻ TSCĐ: TS00123
Nước sản xuất: Nhật Bản / Việt Nam | Năm sản xuất / Đưa vào sử dụng: 2018
Thông tin nhận diện riêng (đối với xe/tài sản có đăng ký quyền sở hữu):
- Biển kiểm soát: 30H-123.45
- Số khung (VIN): RLHRE… | Số máy: K24W…
- Giấy đăng ký xe số: 123456 do CA TP. Hà Nội cấp ngày …/…/20…
Tình trạng kỹ thuật/thực tế khi thanh lý: Hư hỏng nặng do tai nạn, chi phí sửa chữa ước tính vượt quá 70% giá trị còn lại, không đảm bảo an toàn vận hành.
Thông tin giá trị tài sản:
- Nguyên giá TSCĐ: ……………………………… VNĐ
- Giá trị hao mòn đã trích cộng dồn: ……………………………… VNĐ
- Giá trị còn lại của TSCĐ: ……………………………… VNĐ
III. KẾT LUẬN CỦA BAN THANH LÝ TSCĐ
Phương thức thanh lý: Thống nhất xử lý tài sản theo hình thức Bán thanh lý qua chào giá cạnh tranh (hoặc Tiêu hủy / Chuyển giao).
Thời gian thực hiện thanh lý: Từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…
IV. KẾT QUẢ THANH LÝ TSCĐ
- Chi phí thanh lý phát sinh: …………………… VNĐ
(Chi tiết: Chi phí thẩm định giá, chi phí tháo dỡ, cắt hủy, vận chuyển…)
- Giá trị thu hồi từ thanh lý:
Giá bán thanh lý thực tế: …………………… VNĐ (Bằng chữ: …………………).
Hình thức thu tiền: Chuyển khoản / Tiền mặt theo Hóa đơn số ……… ngày …/…/20…
Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có): …………………… VNĐ.
- Kết quả xử lý tài sản: Tài sản đã được bàn giao đầy đủ cho bên mua/đơn vị xử lý. Bộ phận Kế toán căn cứ Biên bản này để ghi giảm tài sản trên sổ kế toán theo quy định.
V. CHỮ KÝ XÁC NHẬN
Cách ghi biên bản thanh lý tài sản cố định
Để hoàn thiện một biên bản thanh lý TSCĐ (theo Mẫu 02-TSCĐ Thông tư 99/2025/TT-BTC) đúng chuẩn, người lập cần khai báo thông tin chính xác theo từng phần cụ thể dưới đây:
Cách ghi phần thông tin và căn cứ thanh lý
Căn cứ pháp lý: Trích dẫn đúng số, ngày ban hành của Quyết định thanh lý TSCĐ, Quy chế quản lý tài sản và Biên bản kiểm kê.
Định khoản: Ghi đúng tài khoản kế toán giảm TSCĐ (Nợ TK 214, Nợ TK 811 / Có TK 211).
Ban thanh lý: Ghi đúng nhân sự, chức danh theo Quyết định thành lập (Gồm: Đại diện Ban Giám đốc, Kế toán, Quản lý tài sản và Kỹ thuật).
Cách ghi danh mục và kết quả thanh lý
Ví dụ minh họa:
- Thông tin TSCĐ: Máy phay CNC (Mã: TS-KT008)/Xuất xứ: Nhật Bản (2017) / S/N: SN-8839201.
- Tình trạng: Hỏng trục chính, chi phí sửa chữa quá cao, không còn phụ tùng thay thế.
- Giá trị trên sổ: Nguyên giá: 500 triệu/Đã hao mòn: 450 triệu/Giá trị còn lại: 50 triệu.
- Phương thức và kết quả: Bán phế liệu/Chi phí tháo dỡ: 3 triệu/Giá bán thu hồi: 25 triệu (Thu chuyển khoản theo Hóa đơn 0001234).
Thanh lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp cần lưu ý gì?
- Kiểm kê tài sản Đối chiếu tài sản thực tế với sổ sách kế toán, phân loại tài sản đang thế chấp hoặc tranh chấp.
- Thẩm quyền và định giá: Phải do cấp có thẩm quyền quyết định và định giá theo giá thị trường để tránh thất thoát.
- Chứng từ pháp lý: Phải xuất hóa đơn, lập biên bản thanh lý đầy đủ để cơ quan Thuế quyết toán đóng mã số thuế.
- Trả nợ trước khi chia tiền: Tiền bán tài sản phải ưu tiên trả nợ lương, nợ thuế và nợ đối tác. Trả hết nợ mới chia tiền cho cổ đông.
Sau khi thanh lý tài sản cần lưu những giấy tờ gì?
- Văn bản đề xuất và Căn cứ pháp lý:
Tờ trình đề xuất thanh lý tài sản của bộ phận sử dụng, Biên bản kiểm kê đánh giá trạng thái tài sản và Quyết định thanh lý tài sản do cấp có thẩm quyền ký ban hành.
- Quyết định và Biên bản thanh lý:
Quyết định thành lập Ban thanh lý tài sản và Biên bản thanh lý tài sản theo mẫu quy định có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
- Chứng từ giao dịch và tài chính:
Hóa đơn bán tài sản, Biên bản bàn giao tài sản, Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng thuê đơn vị tiêu hủy, Chứng từ thu tiền hoặc chứng từ thanh toán chi phí tháo dỡ, vận chuyển, xử lý tài sản.
- Tài liệu riêng theo từng trường hợp đặc thù:
Với xe và tài sản có đăng ký quyền sở hữu cần lưu Hồ sơ sang tên, Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số xe. Với tài sản tiêu hủy cần lưu Biên bản tiêu hủy, ảnh chụp hoặc video quá trình tiêu hủy và Chứng từ xác nhận xử lý rác thải công nghiệp.
Những lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý tài sản
1 Dùng mẫu không phù hợp
- Lỗi: Sao chép các mẫu chung chung trên mạng không đúng theo chế độ kế toán áp dụng hoặc quy định nội bộ của công ty.
- Phòng tránh: Dùng đúng mẫu chứng từ theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng và tùy chỉnh theo quy chế quản lý tài sản nội bộ.
2 Thiếu quyết định làm căn cứ
- Lỗi: Lập biên bản thanh lý nhưng không có Quyết định thanh lý tài sản hoặc Quyết định thành lập Ban thanh lý kèm theo.
- Phòng tránh: Ban hành đầy đủ Quyết định thanh lý và Quyết định thành lập Ban thanh lý trước khi tiến hành lập biên bản.
3 Thông tin tài sản không khớp hồ sơ
- Lỗi: Tên, mã tài sản, số khung, số máy, biển kiểm soát hoặc nguyên giá, giá trị còn lại trên biên bản lệch với sổ kế toán.
- Phòng tránh: Đối chiếu kỹ thông tin thực tế và dữ liệu trên thẻ tài sản, sổ kế toán TSCĐ trước khi điền vào biên bản.
4 Không ghi rõ hình thức xử lý
- Lỗi: Chỉ ghi thanh lý chung chung mà không làm rõ tài sản được bán, tiêu hủy hay chuyển giao.
- Phòng tránh: Ghi cụ thể phương thức xử lý thực tế và kết quả thu hồi hoặc tiêu hủy trong biên bản.
5 Thiếu chữ ký hoặc ký sai thẩm quyền
- Lỗi: Thiếu chữ ký của các thành viên Ban thanh lý hoặc người ký đại diện không đúng thẩm quyền, không có giấy ủy quyền.
- Phòng tránh: Rà soát đúng thành phần tham gia theo quy trình nội bộ và đảm bảo người ký đại diện có đủ thẩm quyền hoặc giấy ủy quyền hợp lệ.
6 Chỉ có biên bản nhưng thiếu chứng từ giao dịch
- Lỗi: Có biên bản thanh lý nhưng thiếu hóa đơn xuất bán, hợp đồng, biên bản bàn giao hoặc chứng từ thu tiền.
- Phòng tránh: Kèm đầy đủ toàn bộ chứng từ tài chính, hóa đơn và biên bản bàn giao vào cùng bộ hồ sơ thanh lý.
Liên hệ Luật Triệu Phúc để hỗ trợ
Trên đây là những thông tin pháp lý cơ bản liên quan đến vấn đề Quý khách đang quan tâm. Trong thực tế, tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ, điều kiện áp dụng và hướng xử lý có thể khác nhau.
Nếu Quý khách cần được tư vấn chi tiết, rà soát hồ sơ hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH Triệu Phúc để được hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHH TRIỆU PHÚC
- Hotline tư vấn: 0906.254.568
- Hotline tranh tụng: 0961.821.254
- Email: [email protected]
- Website: https://luattrieuphuc.vn/
- Địa chỉ:
– Tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 Tố Hữu, phường Thanh Xuân, Hà Nội.
– Số 9 tổ 20 (nay là số 62, ngõ 2 Hoàng Quốc Việt), phường Nghĩa Đô, Hà Nội
Luật Triệu Phúc – Đồng hành cùng Quý khách trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý một cách rõ ràng, đúng quy định và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
