“Tôi tải được rất nhiều mẫu đăng ký doanh nghiệp trên mạng nhưng không biết mẫu nào mới đúng?” Đây là vấn đề nhiều người gặp phải khi lần đầu chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
Việc sử dụng đúng biểu mẫu không chỉ giúp hồ sơ được chuẩn bị thuận lợi hơn mà còn hạn chế trường hợp phải sửa đổi, bổ sung do dùng mẫu không còn phù hợp. Đặc biệt, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đã có những thay đổi trong năm 2026. Thông tư 121/2026/TT-BTCcó hiệu lực từ ngày 21/8/2026, sửa đổi Thông tư 68/2025/TT-BTC; ngày 28/8/2026, Bộ Tài chính ban hành Văn bản hợp nhất số 28/2026/VBHN-TT-BTC về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.
Vì vậy, thay vì lấy một mẫu bất kỳ từ Internet, người thành lập doanh nghiệp nên xác định đúng loại hình, kiểm tra văn bản hiện hành và đối chiếu biểu mẫu trước khi kê khai.
1. Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp dùng để làm gì?
Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp được sử dụng để kê khai những thông tin cần thiết khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp. Đây là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xem xét thông tin do người thành lập doanh nghiệp cung cấp. Trong phạm vi bài viết này, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp được đề cập chủ yếu là các mẫu sử dụng khi thành lập doanh nghiệp mới, không đi sâu vào biểu mẫu dành cho thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tổ chức lại, giải thể hoặc các thủ tục khác. Tùy loại hình doanh nghiệp, mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp sẽ có nội dung tương ứng. Chẳng hạn, công ty TNHH một thành viên sử dụng Mẫu số 2, trong khi công ty cổ phần sử dụng Mẫu số 4 theo hệ thống biểu mẫu hiện hành. Do đó, trước khi tải và điền biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, cần xác định chính xác loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập.
2. Chọn biểu mẫu theo loại hình doanh nghiệp như thế nào?
Không có một mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp duy nhất cho tất cả loại hình. Người lập hồ sơ cần xác định loại hình doanh nghiệp trước khi lựa chọn biểu mẫu.
Về nguyên tắc, hệ thống biểu mẫu phân biệt giữa:
| Loại hình doanh nghiệp | Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp |
|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | Mẫu dành cho đăng ký doanh nghiệp tư nhân |
| Công ty TNHH một thành viên | Mẫu dành cho công ty TNHH một thành viên |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Mẫu dành cho công ty TNHH hai thành viên trở lên |
| Công ty cổ phần | Mẫu dành cho công ty cổ phần |
| Công ty hợp danh | Mẫu dành cho công ty hợp danh |
Ví dụ, đối với công ty TNHH một thành viên, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp là Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 2. Hồ sơ còn có thể bao gồm Mẫu số 10 về danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp nếu thuộc trường hợp phải kê khai.
Đối với công ty cổ phần, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp chính là Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 4. Tùy trường hợp, hồ sơ còn có thể liên quan đến danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
Vì vậy, không nên lấy một mẫu đăng ký doanh nghiệp bất kỳ rồi tự điều chỉnh cho phù hợp. Cách an toàn hơn là xác định loại hình trước, sau đó lấy đúng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đang được cơ quan có thẩm quyền công bố.
Cách làm an toàn nhất là: Xác định loại hình → mở văn bản hiện hành → tìm đúng mẫu → kiểm tra phiên bản → mới bắt đầu kê khai.
3. Lấy biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp ở đâu?
Không phải mẫu nào tìm thấy cũng nên sử dụng. Nguồn ưu tiên là:
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ;
- Các văn bản pháp luật chính thức của cơ quan có thẩm quyền.
Đặc biệt, tại thời điểm biên soạn bài viết này, người đọc có thể đối chiếu với Văn bản hợp nhất số 28/2026/VBHN-TT-BTC, ban hành ngày 28/8/2026. Văn bản này có trích yếu là “Ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh”. Ngoài ra, Thông tư 121/2026/TT-BTC được ban hành ngày 21/8/2026 và có hiệu lực ngay từ ngày ban hành, sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Do đó, trước khi sử dụng một biểu mẫu tải trên mạng, nên kiểm tra:
- Biểu mẫu có đúng loại hình doanh nghiệp hay không?
- Văn bản ban hành biểu mẫu còn hiệu lực hay đã được sửa đổi?
- Có văn bản hợp nhất hoặc văn bản mới hơn hay không?
- Nội dung biểu mẫu có trùng với mẫu đang được công bố trên nguồn chính thức hay không?
4. Cách điền biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp với những thông tin quan trọng
Sau khi xác định đúng biểu mẫu, người lập hồ sơ cần đặc biệt chú ý đến tính chính xác và thống nhất của thông tin.
– Tên doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp cần được kê khai chính xác theo tên dự kiến đăng ký. Người thành lập doanh nghiệp nên kiểm tra tên trước khi hoàn thiện biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp để hạn chế trường hợp tên dự kiến không đáp ứng yêu cầu hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
– Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ trụ sở chính cần được kê khai theo đúng thông tin mà biểu mẫu yêu cầu. Người lập hồ sơ nên kiểm tra kỹ từng thành phần của địa chỉ và bảo đảm thông tin được sử dụng thống nhất trong các tài liệu liên quan.
– Vốn điều lệ: Thông tin về vốn điều lệ cần được kê khai đúng với quyết định của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập tùy từng loại hình. Không nên tự ý thay đổi số vốn trên biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp so với nội dung đã thống nhất trong các tài liệu khác của hồ sơ.
– Ngành, nghề kinh doanh: Ngành, nghề kinh doanh cần được kê khai theo hệ thống ngành, nghề áp dụng tại thời điểm đăng ký. Đây là một trong những nội dung không nên sao chép máy móc từ một bộ hồ sơ cũ. Nếu ngành nghề đã được cập nhật hoặc cách ghi trong hệ thống thay đổi, việc sử dụng nội dung cũ có thể dẫn đến sai sót. Người thành lập doanh nghiệp cần lựa chọn và kê khai ngành, nghề dự kiến kinh doanh theo hệ thống ngành, nghề đang được áp dụng, đồng thời lưu ý những ngành, nghề có điều kiện theo quy định pháp luật chuyên ngành.
– Người đại diện theo pháp luật: Thông tin về người đại diện theo pháp luật phải được kê khai chính xác theo yêu cầu của biểu mẫu. Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ thông tin định danh, họ tên và các thông tin cá nhân liên quan. Khi kê khai hồ sơ, người lập cần đối chiếu trực tiếp với biểu mẫu hiện hành thay vì sử dụng hướng dẫn của một bài viết cũ.
– Chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông: Nội dung cần kê khai cũng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Ví dụ, công ty TNHH một thành viên cần chú ý thông tin chủ sở hữu; công ty TNHH hai thành viên trở lên cần thông tin thành viên; công ty cổ phần cần chú ý thông tin cổ đông theo trường hợp. Các thông tin này phải thống nhất với điều lệ và các tài liệu khác trong hồ sơ.
5. Ai phải ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp?
Người ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải là người có thẩm quyền theo quy định áp dụng cho loại hình và trường hợp đăng ký cụ thể. Đây là nội dung cần phân biệt với việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp người có thẩm quyền không trực tiếp thực hiện thủ tục, việc ủy quyền phải được lập và sử dụng phù hợp với quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ nên kiểm tra hai vấn đề riêng:
- Người nào có thẩm quyền ký Giấy đề nghị?
- Người nào trực tiếp thực hiện thủ tục và có cần văn bản ủy quyền hay không?
Khi xác định nội dung này, cần đối chiếu quy định về đăng ký doanh nghiệp và biểu mẫu đang có hiệu lực, thay vì áp dụng máy móc hướng dẫn từ một hồ sơ cũ.
6. Biểu mẫu cần nộp cùng những giấy tờ nào?
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp không phải lúc nào cũng là tài liệu duy nhất trong hồ sơ.
Tùy loại hình, hồ sơ thành lập có thể bao gồm các nhóm tài liệu như:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông theo trường hợp;
- Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai;
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức có liên quan;
- Tài liệu liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài trong trường hợp pháp luật yêu cầu;
- Văn bản ủy quyền nếu thủ tục được thực hiện thông qua người được ủy quyền.
Thành phần hồ sơ cụ thể phải được xác định theo loại hình doanh nghiệp và trường hợp thực tế, không nên sử dụng một “bộ hồ sơ mẫu” chung cho tất cả doanh nghiệp.
7. Các lỗi thường làm hồ sơ bị yêu cầu sửa
– Dùng biểu mẫu cũ: Đây là lỗi dễ xảy ra nhất khi người lập hồ sơ tải mẫu từ một bài viết cũ. Đặc biệt, hệ thống biểu mẫu đã được sửa đổi trong năm 2026. Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 21/8/2026 và Văn bản hợp nhất 28/2026/VBHN-TT-BTC được ban hành ngày 28/8/2026. Vì vậy, không nên căn cứ vào ngày đăng của một bài hướng dẫn để kết luận mẫu đó vẫn còn sử dụng được.
– Sai thông tin: Các lỗi như sai tên, địa chỉ, thông tin định danh, vốn điều lệ hoặc thông tin của thành viên, cổ đông đều cần được kiểm tra trước khi nộp.
– Thiếu chữ ký: Người lập hồ sơ cần kiểm tra tài liệu nào yêu cầu chữ ký và ai là người có thẩm quyền ký.
– Thông tin giữa các tài liệu không khớp: Đây là lỗi thường gặp khi mỗi tài liệu được chuẩn bị riêng biệt.
Ví dụ, thông tin vốn trong Giấy đề nghị không khớp với điều lệ hoặc danh sách thành viên; thông tin người đại diện trong các tài liệu không thống nhất.
Cách đơn giản để hạn chế lỗi là lập một bảng kiểm và đối chiếu ít nhất các nhóm thông tin:
Tên doanh nghiệp – trụ sở – vốn – ngành nghề – người đại diện – chủ sở hữu/thành viên/cổ đông.
Kết luận
Nếu bạn tìm thấy nhiều mẫu đăng ký doanh nghiệp trên Internet và không biết nên dùng mẫu nào. Hãy xác định loại hình doanh nghiệp trước, sau đó kiểm tra biểu mẫu từ nguồn chính thức và đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực. Đặc biệt, cần lưu ý Thông tư 121/2026/TT-BTC và Văn bản hợp nhất 28/2026/VBHN-TT-BTC về hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
Liên hệ Luật Triệu Phúc để được hỗ trợ
Trên đây là những thông tin pháp lý cơ bản liên quan đến vấn đề Quý khách đang quan tâm. Trong thực tế, tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ, điều kiện áp dụng và hướng xử lý có thể khác nhau.
Nếu Quý khách cần được tư vấn chi tiết, rà soát hồ sơ hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH Triệu Phúc để được hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHH TRIỆU PHÚC
- Hotline tư vấn: 0906.254.568
- Hotline tranh tụng: 0961.821.254
- Email: luattrieuphuc@gmail.com
- Website: https://luattrieuphuc.vn/
- Địa chỉ: Tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 Tố Hữu, phường Thanh Xuân, Hà Nội./ Số 9 tổ 20 (nay là số 62, ngõ 2 Hoàng Quốc Việt), phường Nghĩa Đô, Hà Nội.